স্টক-টেকিং ঐতিহ্যগতভাবে কাগজের শীট, ম্যানুয়াল এন্ট্রি এবং গণনার ত্রুটির একটি দুঃস্বপ্ন। এটি এমন হতে হবে না। একটি ডিজিটাল ওয়ার্কফ্লোতে স্যুইচ করে, আপনি সময় অর্ধেক কমাতে পারেন এবং ডেটা এন্ট্রি সম্পূর্ণরূপে বাদ দিতে পারেন।
এই গাইডটি আপনাকে মোবাইল ইনভেন্টরি অ্যাপ ব্যবহার করে সম্পূর্ণ ফিজিক্যাল ইনভেন্টরি চালানোর ৭-ধাপের প্রক্রিয়ার মধ্য দিয়ে নিয়ে যায়। এটি অনেক মনে হতে পারে, তবে বেশিরভাগ ধাপ এক মিনিটেরও কম সময় নেয়।
ধাপ ১: টিম অ্যাসাইন করুন
সিদ্ধান্ত নিন কে গণনা করছে। আপনার যদি ১০০% নির্ভুলতার প্রয়োজন হয় (যেমন, একটি উচ্চ-মূল্যের অডিটের জন্য), একই জোন গণনা করার জন্য দুটি স্বাধীন টিম বরাদ্দ করুন। অসঙ্গতিগুলি খুঁজে পেতে আপনি পরে তাদের ডিজিটাল ফাইলগুলি তুলনা করতে পারেন।
ধাপ ২: আপনার ডেটাবেস প্রস্তুত করুন
পরিষ্কার ডেটা দিয়ে শুরু করুন। আপনার বর্তমান পণ্য তালিকা (SKU, নাম, বারকোড) সহ একটি এক্সেল ফাইল প্রস্তুত করুন। আপনি আমাদের টেমপ্লেট বা আপনার নিজস্ব এক্সপোর্ট ব্যবহার করতে পারেন।
ইমেল, ড্রপবক্স বা গুগল ড্রাইভের মাধ্যমে আপনার গণনাকারীদের সাথে এই ফাইলটি শেয়ার করুন যাতে সবাই একই "সত্য" থেকে কাজ করে।
ধাপ ৩: সঠিক লাইসেন্স পান
এককালীন বার্ষিক গণনার জন্য, আপনার মাসিক সাবস্ক্রিপশনের প্রয়োজন নেই। আমরা প্রিমিয়াম লাইসেন্স (এককালীন অর্থপ্রদান) সুপারিশ করি। এটি চিরকালের জন্য সীমাহীন আইটেম এবং এক্সপোর্ট ক্ষমতা আনলক করে।
স্টক-টেকের জন্য আপনার SYNC লাইসেন্সের প্রয়োজন নেই। প্রতিটি ব্যবহারকারী তাদের ডিভাইসে অফলাইনে গণনা করতে পারে এবং আপনি শেষে এক্সেল ফাইলগুলি মার্জ করতে পারেন। এটি প্রায়শই দ্রুত এবং কম সমন্বয় প্রয়োজন।
ধাপ ৪: পণ্য লোড করুন
প্রতিটি টিম সদস্যকে দিয়ে করান:
- "বছরের শেষ গণনা" নামে একটি নতুন ইনভেন্টরি তৈরি করুন (প্রকার: Stock-take)।
- ধাপ ২ থেকে এক্সেল ফাইল আমদানি করুন।
এখন প্রত্যেকের পকেটে সম্পূর্ণ পণ্য তালিকা রয়েছে, স্ক্যান করার জন্য প্রস্তুত।
ধাপ ৫: গণনা শুরু করুন
এটি কঠিন অংশ — শারীরিক কাজ। কিন্তু অ্যাপটি এটিকে আরও মসৃণ করে তোলে:
১২টির একটি বাক্স গণনা করুন, তারপর ৩টির একটি আলগা স্তূপ। `12+3` টাইপ করুন এবং অ্যাপটিকে অঙ্ক করতে দিন।
রিয়েল-টাইমে `বুক ভ্যালু` বনাম `গণনা করা ভ্যালু` দেখুন। আপনার যদি ১০টি ইউনিট কম থাকে তবে আপনি অবিলম্বে জানতে পারবেন।
ভাল রিপোর্টিংয়ের জন্য নির্দিষ্ট এন্ট্রিতে 'ক্ষতিগ্রস্ত' বা 'খোলা বাক্স'-এর মতো ট্যাগ যোগ করুন।
ধাপ ৬: ডেটা এক্সপোর্ট করুন
যখন তাকগুলি হয়ে যায়, তখন কিছু লিখবেন না। প্রতিটি ব্যবহারকারীকে এক্সপোর্ট ট্যাপ করতে বলুন এবং ম্যানেজারকে এক্সেল ফাইলটি পাঠাতে বলুন।
ধাপ ৭: একত্রিত এবং বিশ্লেষণ করুন
এখন আপনার কাছে ৫ জন ভিন্ন গণনাকারীর কাছ থেকে ৫টি ফাইল রয়েছে। কপি-পেস্ট করবেন না। সেগুলিকে একটি মাস্টার রিপোর্টে একত্রিত করতে আমাদের মার্জ টুল ব্যবহার করুন।
অভিনন্দন। আপনি এইমাত্র একটি কাগজের শীট প্রিন্ট না করেই আপনার স্টক-টেকিং শেষ করেছেন।