การตรวจนับสต็อกเป็นฝันร้ายแบบดั้งเดิมของแผ่นกระดาษ การป้อนข้อมูลด้วยตนเอง และข้อผิดพลาดในการคำนวณ ไม่จำเป็นต้องเป็นเช่นนั้น ด้วยการเปลี่ยนไปใช้เวิร์กโฟลว์แบบดิจิทัล คุณสามารถลดเวลาลงครึ่งหนึ่งและขจัดการป้อนข้อมูลได้อย่างสมบูรณ์
คู่มือนี้จะแนะนำคุณผ่านกระบวนการ 7 ขั้นตอนเพื่อดำเนินการตรวจนับสินค้าคงคลังทางกายภาพเต็มรูปแบบโดยใช้แอป Mobile Inventory ดูเหมือนเยอะ แต่ขั้นตอนส่วนใหญ่ใช้เวลาน้อยกว่าหนึ่งนาที
ขั้นตอนที่ 1: มอบหมายทีม
ตัดสินใจว่าใครเป็นคนนับ หากคุณต้องการความแม่นยำ 100% (เช่น สำหรับการตรวจสอบมูลค่าสูง) ให้มอบหมายทีมอิสระสองทีมเพื่อนับโซนเดียวกัน คุณสามารถเปรียบเทียบไฟล์ดิจิทัลของพวกเขาในภายหลังเพื่อหาความคลาดเคลื่อนได้
ขั้นตอนที่ 2: เตรียมฐานข้อมูลของคุณ
เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่สะอาด เตรียมไฟล์ Excel ที่มีรายการสินค้าปัจจุบันของคุณ (SKU, ชื่อ, บาร์โค้ด) คุณสามารถใช้ เทมเพลตของเรา หรือการส่งออกของคุณเอง
แชร์ไฟล์นี้กับผู้ตรวจนับของคุณทางอีเมล Dropbox หรือ Google Drive เพื่อให้ทุกคนทำงานจาก "ความจริง" เดียวกัน
ขั้นตอนที่ 3: รับใบอนุญาตที่ถูกต้อง
สำหรับการตรวจนับรายปีแบบครั้งเดียว คุณไม่จำเป็นต้องสมัครสมาชิกรายเดือน เราขอแนะนำ ใบอนุญาต Premium (ชำระครั้งเดียว) จะปลดล็อกรายการและความสามารถในการส่งออกได้ไม่จำกัดตลอดไป
คุณไม่จำเป็นต้องมีใบอนุญาต SYNC สำหรับการตรวจนับสต็อก ผู้ใช้แต่ละคนสามารถนับแบบออฟไลน์บนอุปกรณ์ของตนได้ และคุณสามารถรวมไฟล์ Excel ได้ในตอนท้าย มักจะเร็วกว่าและต้องการการประสานงานน้อยกว่า
ขั้นตอนที่ 4: โหลดสินค้า
ให้สมาชิกในทีมแต่ละคน:
- สร้างสินค้าคงคลังใหม่ชื่อ "การตรวจนับสิ้นปี" (ประเภท: Stock-take)
- นำเข้าไฟล์ Excel จากขั้นตอนที่ 2
ตอนนี้ทุกคนมีรายการสินค้าทั้งหมดอยู่ในกระเป๋า พร้อมที่จะสแกน
ขั้นตอนที่ 5: เริ่มนับ
นี่คือส่วนที่ยาก — งานทางกายภาพ แต่แอปทำให้ราบรื่นขึ้น:
นับกล่อง 12 ชิ้น แล้วกองหลวม 3 ชิ้น พิมพ์ `12+3` และให้แอปคำนวณเลข
ดู `มูลค่าทางบัญชี` vs `มูลค่าที่นับได้` แบบเรียลไทม์ หากคุณขาด 10 หน่วย คุณจะรู้ทันที
เพิ่มแท็กเช่น 'เสียหาย' หรือ 'กล่องเปิด' ในรายการเฉพาะเพื่อการรายงานที่ดีขึ้น
ขั้นตอนที่ 6: ส่งออกข้อมูล
เมื่อชั้นวางเสร็จแล้ว อย่าจดอะไร ให้ผู้ใช้แต่ละคนแตะ ส่งออก และส่งไฟล์ Excel ให้ผู้จัดการ
ขั้นตอนที่ 7: รวบรวมและวิเคราะห์
ตอนนี้คุณมี 5 ไฟล์จากผู้ตรวจนับ 5 คนที่แตกต่างกัน อย่าคัดลอกและวาง ใช้ เครื่องมือรวม ของเราเพื่อรวมเป็นรายงานหลักฉบับเดียว
ยินดีด้วย คุณเพิ่งเสร็จสิ้นการตรวจนับสต็อกโดยไม่ต้องพิมพ์กระดาษแม้แต่แผ่นเดียว